Retrokonversion in Bibliotheken

Unter Retrokonversion versteht man die Umwandlung der Bibliothekskataloge in Papierform in elektronische Kataloge. Die elektronischen Kataloge können im bibliotheksinternen oder weltweiten Netz zur Verfügung gestellt werden. Der Vorteil der Retrokonversion zeigt sich umgehend durch ansteigende Ausleihen der Medien.

In Vorbereitung der eigentlichen Datenerfassung werden die Kataloge zunächst gescannt. Dies kann vor Ort in der Bibliothek oder direkt in unserer Firma erfolgen.

Die weitere Verarbeitung der Kataloge richtet sich nach den jeweiligen Voraussetzungen der Bibliothek. Die meisten Bibliotheken gehören einem Bibliotheksverbund an, wie zum Beispiel:

• Gemeinsamer Bibliotheksverbund - GBV
• Südwestdeutscher Bibliotheksverbund - SWB
• Bibliotheksverbund Bayern - BVB
• Hochschulbibliothekszentrum NRW - HBZ
• Hessisches Bibliotheksinformationssystem - HeBIS
• Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg - Kobv
• Österreichischer Bibliothekenverbund - OBV
• Aargauer Bibliotheksnetz – ABN
• Bibliotheksverbund Graubünden

Diese Verbünde ermöglichen Online-Datenerfassung in ihre Verbunddatenbank. Die Online-Datenerfassung ist die am meisten angewandte Methode. Sie vereinfacht die Vermeidung von Dubletten und die Verwendung der bibliographischen Daten, die bereits von anderen Verbundmitgliedern erfasst wurden. Alle auf der Katalogkarte verfügbaren Daten werden in strukturierter Form in ein Kategorienschema erfasst. Die Katalogdaten sind sofort im Online Public Access Catalogue (OPAC) für die Benutzer verwendbar.

Die Offline-Datenerfassung wird seltener angewendet. Die Katalogdaten werden ebenfalls strukturiert erfasst. Nach der Erfassung aller Katalogdaten werden diese der Bibliothek in digitaler Form übergeben und in das Bibliothekssystem eingespielt. Dabei muss ein Dublettencheck durchgeführt werden.

Sowohl die Online- als auch die Offline-Methode kann mit OCR (Texterkennung) kombiniert werden.

Retrokonversion in Archiven

Archivische Findmittel liegen häufig in Form von Findbüchern vor. Die Findbücher werden vor der eigentlichen Erfassung gescannt. Gedruckte Findmittel können mit Hilfe von OCR aufbereitet werden. Handschriftliche Findmittel werden manuell erfasst. In den meisten Fällen werden die Daten im EAD-XML- bzw. SAFT-XML-Format übergeben.